Solution de gestion de site de production DFWorks

Production Workflow

L’intelligence intégrée au service des performances

Dans l’environnement actuel régi par l'obligation de rendre des comptes et la réglementation, il est primordial de gérer des archives de production avec précision. DFWorks Production Workflow crée automatiquement des pistes d’audit pour chaque instance de travaux. Le module Production Workflow est conçu pour offrir une perspective globale du processus de production. Les informations de traitement du courrier sont capturées à chaque étape du processus à l’aide des programmes de collecte des données. Les fonctionnalités de suivi permettent de comparer les performances par rapport aux accords convenus avec les clients ou aux prévisions. Les données peuvent être collectées à partir de nombreuses sources, dont la création et la manipulation de documents, les imprimantes, les inséreuses, les étapes manuelles, etc.

Le module DFWorks Production Workflow permet à l’utilisateur de suivre la progression du traitement d'un courrier du début à la fin, tout au long des différentes étapes du processus.

Pour chaque pli, l’utilisateur peut consulter :

• Les informations de traitement du courrier : nom et ID, configuration des étapes du processus, statut de l’accord de niveau de service (SLA) du travail et statut d’arrivée
• Les informations des différentes étapes du traitement : heures de début et de fin, taille, progression et statut de l’accord de niveau de service (SLA).
• Le statut d’arrivée et le statut SLA sont codés par couleur pour que l’utilisateur puisse voir, en un coup d’œil, si les travaux de traitement du courrier sont conformes aux attentes et identifier les traitements qui requièrent son attention. Le système peut être configuré pour alerter l’utilisateur par email en cas de non-conformité.

Productivity Reports

Mesure des tendances de production pour une meilleure qualité des opérations de traitement du courrier

Le module DFWorks Productivity Reporting fournit les outils d’analyses nécessaires à la gestion des opérations par rapport aux normes Six Sigma®.

La collecte des données est automatique et fait partie intégrante du système de contrôle de l’inséreuse, Direct Connect, qui peut facilement être mis à niveau pour fournir un niveau élevé de données détaillées en vue de générer des états encore plus précis.

Comment déterminer les critères d’une bonne performance ? Comment savoir ce qu’il est possible d’atteindre ? Un des moyens les plus simples consiste à créer des références significatives. DFWorks vous permet de créer facilement ces critères de comparaison pour comprendre comment sont atteintes les bonnes performances, et identifier les causes des performances insuffisantes.

Une des pratiques fondamentales vise à établir des standards de performances appropriés et à procéder à des évaluations par rapport à ces normes.

La comparaison des performances par rapport aux normes peut être un critère pour évaluer votre personnel. Toutefois, comme plusieurs facteurs interviennent dans les performances globales, c’est là que la fonctionnalité de notation de DFWorks entre en jeu. Les score cards ou indicateurs de performances vous permettent d'évaluer votre personnel en fonction du temps de productivité (comparaison du temps de travail par rapport aux objectifs), de la productivité (rendement par rapport aux objectifs) et de la qualité (% d’efficacité au premier traitement d’une commande). Etant donné que chaque entreprise peut accorder une importance relative à ces différents facteurs, il est facile de pondérer chaque critère sur une échelle de 1 à 10 (10 étant la valeur la plus élevée) pour répondre aux besoins spécifiques. Les facteurs de pondération s’appliquent uniformément à tous les travaux et opérateurs.

Document Life Cycle

L’intelligence des plis pour des opérations efficaces et rentables

Avez-vous traité l’application de mon client ? Combien de plis ? Qu'en est-il ? Pouvez-vous m’envoyer un rapport ?

Document Life Cycle permet aux clients de consulter en libre-service le suivi de leurs plis et les détails de la production selon le destinataire plutôt que les attributs liés au travail.

Avec la fonction Document Lifecycle Tracking, vous pouvez rapidement :

• Configurer les écrans de recherche en fonction des besoins et préférences de l’utilisateur
• Déterminer si les plis ont été traités pour un destinataire donné
• Identifier le nombre de plis traités pour un destinataire spécifique
• Déterminer les dates et heures de traitement des plis spécifiques pour permettre la prévision de la livraison
• Consulter les résultats des nombreuses étapes du traitement des plis individuels.

Ce module facilite la recherche d’un pli par nom de destinataire ou numéro de compte. Vous pouvez également afficher un grand nombre de plis dans un seul écran, si nécessaire. Il est même possible d'obtenir les informations archivées sur d'anciens plis pour résoudre des problèmes.

Dans un environnement non ADF, il faut généralement réaliser des recherches interminables avant de trouver le travail qui contient le pli, puis la feuille de travail qui détaille la date d’exécution du travail et un rapport de production pour trouver le détail du pli en question. Selon la qualité de l’archivage des données, cette procédure peut prendre des heures, voire plus sans parvenir à trouver les informations pertinentes pour résoudre un problème. Cette tâche incombe souvent à un directeur ou à un chef d’équipe. Document Lifecycle Tracking peut fournir ces informations en un instant, de sorte que le problème peut être réglé en un seul appel téléphonique.